Häufige gestellte Fragen (FAQ)

Was darf in der Nebenkostenabrechnung umgelegt werden?

​

Die Umlagefähigkeit von Nebenkosten ist im Mietrecht genau geregelt, primär durch § 2 Betriebskostenverordnung (BetrKV) und § 556 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB). Grundsätzlich dürfen Sie als Vermieter nur die sogenannten Betriebskosten auf Ihre Mieter umlegen. Dazu gehören:

​

• Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks: Dazu gehört in erster Linie die Grundsteuer.

• Kosten der Wasserversorgung: Dazu zählen die Kosten für den Wasserverbrauch, die Zählermiete sowie Wartungskosten für Wasserzähler und -versorgungsanlagen.

• Kosten der Entwässerung: Hierunter fallen Gebühren für die öffentliche Entwässerungsanlage (Abwasser) und ggf. Kosten für eine private Entwässerungsanlage.

• Kosten der Heizung und Warmwasserversorgung: Diese Kosten werden nach der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) meist zu 50-70% nach Verbrauch und der Rest nach Fläche umgelegt. Hierzu zählen Brennstoffkosten, Betriebsstrom, Wartung der Anlage etc.

• Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen: Wenn die Anlagen verbunden sind, werden die Kosten entsprechend aufgeteilt.

• Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs: Hierzu gehören Betriebsstrom, Wartung, Reinigung und Prüfung der Betriebsbereitschaft.

• Kosten der Straßenreinigung und Müllabfuhr: Gebühren für die öffentliche Straßenreinigung und Müllentsorgung.

• Kosten der Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung: Kosten für die Reinigung von Gemeinschaftsflächen und ggf. Maßnahmen zur Ungezieferbekämpfung.

• Kosten der Gartenpflege: Pflege von Gartenflächen, Spielplätzen, Zugangswegen etc.

• Kosten der Beleuchtung: Stromkosten für die Beleuchtung von Gemeinschaftsflächen (Treppenhaus, Keller, Außenbereich).

• Kosten der Schornsteinreinigung: Gebühren für die regelmäßige Reinigung des Schornsteins.

• Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung: Versicherungen für das Gebäude (z.B. Gebäudeversicherung, Haftpflichtversicherung für das Grundstück).

• Kosten für den Hauswart: Lohnkosten für den Hauswart, sofern diese nicht für Verwaltungs-, Instandhaltungs- oder Instandsetzungstätigkeiten anfallen.

• Kosten der Gemeinschaftsantennenanlage oder des Breitbandanschlusses: Hier können Umlagen für den Betrieb entstehen, wobei die genauen Regelungen hier komplex sind und oft von älteren Mietverträgen oder neuen "Glasfaser-Paragrafen" abhängen.

​

Nicht umlagefähig sind hingegen Kosten für Verwaltung (z.B. Kontoführungsgebühren, Büromaterial, Kosten für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung durch Dritte – aber genau hier setzen wir an, um Ihnen die Arbeit abzunehmen!), Instandhaltung und Instandsetzung des Gebäudes (Reparaturen, Sanierungen).

​

​

Welche Fristen gelten für die Nebenkostenabrechnung?

​

Für die Nebenkostenabrechnung gelten zwei wesentliche Fristen, die Sie unbedingt beachten müssen:

​

1. Abrechnungsfrist (Umlagefrist): Sie als Vermieter sind verpflichtet, die Nebenkostenabrechnung spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums dem Mieter zuzustellen. Läuft Ihr Abrechnungszeitraum beispielsweise vom 1. Januar bis 31. Dezember 2024, muss die Abrechnung dem Mieter spätestens bis zum 31. Dezember 2025 vorliegen.

   • Konsequenz bei Fristversäumnis: Wird diese Frist versäumt, können Sie als Vermieter keine Nachforderungen mehr vom Mieter verlangen. Ein Guthaben des Mieters oder Vorauszahlungen, die er geleistet hat, müssen Sie jedoch trotzdem auszahlen.

2. Einwendungsfrist (Prüfungsfrist des Mieters): Nach Erhalt der Nebenkostenabrechnung hat der Mieter 12 Monate Zeit, Einwände gegen die Abrechnung zu erheben oder Belegeinsicht zu fordern. Auch wenn die Einwendungsfrist abgelaufen ist, kann der Mieter bei formellen Fehlern oder offensichtlicher Unrichtigkeit der Abrechnung noch Einwände erheben.

​

Wichtig: Der Zeitpunkt des Zugangs der Abrechnung beim Mieter ist entscheidend. Planen Sie daher ausreichend Zeit für die Erstellung und den Versand ein.

​

​

Was passiert bei Fehlern in der Nebenkostenabrechnung?

​

Fehler in der Nebenkostenabrechnung können für Vermieter weitreichende Konsequenzen haben und zu finanziellen Einbußen oder rechtlichen Streitigkeiten führen. Die Art des Fehlers bestimmt die Konsequenz:

​

• Formelle Fehler: Dies sind Fehler, die die formelle Gültigkeit der Abrechnung betreffen. Dazu gehören:

  • Fehlen wesentlicher Angaben (Abrechnungszeitraum, Gesamtkosten, Umlageschlüssel, Anteil des Mieters).

  • Nichteinhaltung der Abrechnungsfrist (siehe oben).

  • Konsequenz: Eine formell fehlerhafte Abrechnung ist unwirksam. Der Mieter muss dann eine Nachforderung nicht zahlen. Er kann aber weiterhin ein Guthaben einfordern. Sie müssen eine korrigierte Abrechnung innerhalb der ursprünglichen Frist (wenn noch möglich) oder einer angemessenen Nachfrist erstellen.

• Materielle Fehler (Inhaltliche Fehler): Dies sind Fehler bei der Berechnung der Kosten, der Zuordnung der Kostenarten oder der Anwendung des Umlageschlüssels. Beispiele:

  • Umlage nicht umlagefähiger Kosten.

  • Rechenfehler.

  • Falsche Quadratmeterangaben.

  • Fehler bei der Verteilung nach Verbrauch.

  • Konsequenz: Der Mieter kann diesen Fehlern innerhalb der Einwendungsfrist (12 Monate nach Erhalt) widersprechen. Bestätigt sich der Fehler, müssen Sie die Abrechnung korrigieren. Ist der Fehler zu Ihrem Ungunsten, können Sie möglicherweise eine Nachforderung nicht mehr geltend machen, wenn die Frist abgelaufen ist. Ist der Fehler zu Ungunsten des Mieters, muss er das korrigierte Ergebnis zahlen.

​

Unser Service hilft Ihnen, Fehler zu vermeiden, indem wir eine rechtssichere und präzise Abrechnung für Sie erstellen!

​

Wie wird die Heizkostenabrechnung korrekt erstellt?

​

Die Heizkostenabrechnung ist ein komplexer Teil der Nebenkostenabrechnung und unterliegt der Heizkostenverordnung (HeizkostenV). Eine korrekte Erstellung ist essenziell, um Streitigkeiten zu vermeiden:

​

1. Erfassung der Verbrauchsdaten: Dies erfolgt in der Regel über geeichte Heizkostenverteiler und Warmwasserzähler in den einzelnen Wohneinheiten. Die Erfassung muss zum Stichtag des Abrechnungszeitraums erfolgen.

2. Aufteilung in Grund- und Verbrauchskosten:

   • Grundkosten: Ein Teil der Heiz- und Warmwasserkosten (zwischen 30% und 50%) muss nach der Wohnfläche oder dem umbauten Raum verteilt werden. Diese decken die Fixkosten der Anlage ab.

   • Verbrauchskosten: Der größere Teil (zwischen 50% und 70%) muss zwingend nach dem gemessenen Verbrauch verteilt werden.

   • Wichtig: Diese Aufteilungsvorgabe der HeizkostenV ist zwingend. Abweichungen sind nur in sehr engen Ausnahmefällen zulässig.

3. Zusammenstellung der umlagefähigen Kosten: Dazu gehören:

   • Brennstoffkosten (Gas, Öl, Fernwärme)

   • Kosten für den Betriebsstrom der Heizungsanlage

   • Wartungs- und Reparaturkosten (nicht Instandhaltung/Instandsetzung!)

   • Kosten für die Messdienstleistung (Ablesung, Erstellung der Abrechnung)

   • Kosten für die Reinigung und Pflege der Heizungsanlage

4. Berücksichtigung von Leerstand und Mieterwechsel: Bei Mieterwechseln müssen die Verbräuche zum Zeitpunkt des Wechsels abgelesen und anteilig berechnet werden. Leerstand muss ebenfalls entsprechend berücksichtigt werden, wobei die Grundkosten für leerstehende Wohnungen meist beim Vermieter verbleiben.

5. Transparente Darstellung: Die Abrechnung muss für den Mieter nachvollziehbar sein und alle Kostenpositionen sowie die angewandten Umlageschlüssel klar aufzeigen.

​

​

Welche Unterlagen benötige ich für die Abrechnung?

​

Um eine korrekte und vollständige Nebenkostenabrechnung erstellen zu können, benötigen wir von Ihnen als Vermieter folgende Unterlagen und Informationen:

​

1. Mietvertrag(sparte): Oder zumindest die genaue Adresse der Immobilie und des jeweiligen Mietobjekts (Wohnung/Gewerbe), da hier Umlageschlüssel und vereinbarte Vorauszahlungen vermerkt sind.

2. Angaben zum Abrechnungszeitraum: Beginn und Ende des Zeitraums (meist 12 Monate).

3. Namen und Zeiträume der Mieter: Bei Mieterwechseln sind genaue Ein- und Auszugsdaten aller Mieter im Abrechnungszeitraum entscheidend.

4. Liste der Mietparteien: Namen aller Mieter im Haus/Objekt.

5. Flächenangaben: Die Wohnfläche der einzelnen Mieteinheiten (in m²), falls Flächen als Umlageschlüssel dienen.

6. Alle Kostenbelege und Rechnungen für den Abrechnungszeitraum:

   • Grundsteuerbescheid

   • Wasser- und Abwasserrechnungen

   • Müllgebührenbescheide

   • Heizkostenabrechnung des Energieversorgers (Gas, Öl, Fernwärme)

   • Stromkosten für Allgemeinstrom (Treppenhaus, Keller, Außenbeleuchtung)

   • Versicherungsprämien (Gebäude-, Haftpflichtversicherung)

   • Kosten für Gartenpflege, Hausreinigung, Schornsteinfeger, Aufzugswartung

   • Ggf. Belege für andere umlagefähige Betriebskosten

7. Zählerstände:

   • Heizkostenverteiler und Warmwasserzähler der einzelnen Wohnungen (zum Beginn und Ende des Abrechnungszeitraums sowie bei Mieterwechseln).

   • Ggf. zentrale Zählerstände für Wasser oder Heizung.

8. Informationen zu den geleisteten Vorauszahlungen der Mieter: Monatliche Vorauszahlungen für den gesamten Abrechnungszeitraum pro Mieter.

​

Je vollständiger und übersichtlicher Sie uns diese Unterlagen zur Verfügung stellen, desto schneller und effizienter können wir Ihre Nebenkostenabrechnung erstellen. Gerne beraten wir Sie im Vorfeld, welche Dokumente genau benötigt werden.

​

Haben Sie weitere Fragen oder möchten Sie direkt eine professionelle Nebenkostenabrechnung erstellen lassen? Kontaktieren Sie uns gerne!