Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel: So rechnen Sie korrekt ab

Damian Neducic
vor 4 Tagen
4 Min. Lesezeit

Ein Mieterwechsel ist für Vermieter oft mit zusätzlichem Aufwand verbunden, besonders wenn es um die Nebenkostenabrechnung geht. Wie teilt man die Betriebskosten fair auf, wenn eine Wohnung im Abrechnungszeitraum von mehreren Mietern genutzt wurde oder zwischendurch leer stand? Eine korrekte Abrechnung ist entscheidend, um rechtliche Streitigkeiten zu vermeiden und die Ansprüche gegenüber den Mietern durchzusetzen. In diesem Blog-Post erklären wir, wie Sie eine Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel erstellen, welche Regeln gelten und wie Sie Kosten anteilig berechnen. Mit unserer Anleitung und einer praktischen Checkliste sind Sie bestens vorbereitet.

Warum ist die Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel komplex?

Die Nebenkostenabrechnung bei einem Mieterwechsel ist anspruchsvoller als bei einem durchgehenden Mietverhältnis, da die Betriebskosten auf mehrere Parteien verteilt werden müssen. Nach § 556 Abs. 3 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) muss die Abrechnung rechtzeitig und nachvollziehbar sein, und bei einem Mieterwechsel kommen zusätzliche Herausforderungen hinzu:

Anteiligkeit: Die Kosten müssen basierend auf der Mietdauer der einzelnen Mieter berechnet werden.
Leerstand: Während eines Leerstands trägt in der Regel der Vermieter die Kosten, es sei denn, es wurde anders vereinbart.
Dokumentation: Genaue Aufzeichnungen über Mietzeiträume und Vorauszahlungen sind notwendig.

In diesem Artikel führen wir Sie durch die Schritte, um eine rechtssichere Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel zu erstellen, und bieten Beispiele sowie eine Checkliste für die Umsetzung.

Schritt-für-Schritt: Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel

1. Überprüfen Sie den Mietvertrag

Der Mietvertrag ist die Grundlage für die Abrechnung. Prüfen Sie:

Umlagefähige Kosten: Welche Betriebskosten sind gemäß Betriebskostenverordnung (BetrKV) vereinbart (z. B. Heizkosten, Müllabfuhr)?
Verteilungsschlüssel: Wie werden die Kosten verteilt (z. B. nach Quadratmetern oder Verbrauch)?
Vorauszahlungen: Wie hoch waren die monatlichen Vorauszahlungen jedes Mieters?

Tipp: Lesen Sie unseren Artikel Die Betriebskostenverordnung (BetrKV) erklärt: Welche Kosten dürfen abgerechnet werden? für Details zu umlagefähigen Kosten.

2. Dokumentieren Sie die Mietzeiträume

Um die Kosten anteilig zu berechnen, müssen Sie die genauen Mietzeiträume jedes Mieters kennen.

Notieren Sie Ein- und Auszugsdaten: Dokumentieren Sie, wann jeder Mieter eingezogen oder ausgezogen ist (z. B. aus Übergabeprotokollen).
Leerstandsperioden: Notieren Sie Zeiträume, in denen die Wohnung unbewohnt war.
Beispiel:
- Mieter A: 1. Januar 2024 – 30. Juni 2024 (6 Monate).
- Mieter B: 1. Juli 2024 – 31. Dezember 2024 (6 Monate).
- Leerstand: Keiner.

3. Sammeln Sie alle Belege

Wie bei jeder Nebenkostenabrechnung müssen Sie die Belege für die Betriebskosten sammeln.

Rechnungen einholen: Fordern Sie Rechnungen für den Abrechnungszeitraum (z. B. 2024) an, z. B. für Heizkosten, Wasserversorgung, Grundsteuer.
Zeitraum prüfen: Stellen Sie sicher, dass die Rechnungen den gesamten Abrechnungszeitraum abdecken.
Organisieren: Sortieren Sie die Belege nach Kostenarten.

Beispiel: Gesamtkosten 2024: Heizkosten 10.000 €, Wasserversorgung 2.000 €, Grundsteuer 1.500 €.

4. Berechnen Sie die anteiligen Kosten

Die Kosten müssen basierend auf der Mietdauer jedes Mieters verteilt werden.

Zeitliche Aufteilung: Teilen Sie die Gesamtkosten durch die Anzahl der Monate (12) und multiplizieren Sie mit der Mietdauer jedes Mieters.
Verteilungsschlüssel anwenden: Berechnen Sie den Anteil der Wohnung (z. B. 50 m² in einem 500-m²-Haus = 10 %).
Vorauszahlungen abziehen: Ziehen Sie die Vorauszahlungen jedes Mieters ab, um Nachzahlungen oder Guthaben zu ermitteln.

Beispiel:

Wohnung: 50 m², Anteil: 10 %.
Gesamtkosten: Heizkosten 1.000 € (10 % von 10.000 €), Wasser 200 €, Grundsteuer 150 € = 1.350 €.
Mieter A (6 Monate): 1.350 € ÷ 12 × 6 = 675 €. Vorauszahlungen: 300 € (50 € × 6). Nachzahlung: 375 €.
Mieter B (6 Monate): 1.350 € ÷ 12 × 6 = 675 €. Vorauszahlungen: 360 € (60 € × 6). Nachzahlung: 315 €.

5. Erstellen Sie separate Abrechnungen

Jeder Mieter erhält eine eigene Abrechnung für seinen Mietzeitraum.

Formale Anforderungen: Geben Sie den Abrechnungszeitraum, die Gesamtkosten, den Verteilungsschlüssel, den anteiligen Anteil und die Vorauszahlungen an.
Transparenz: Machen Sie deutlich, dass die Kosten anteilig berechnet wurden (z. B. „Mietzeitraum: 1.1.2024–30.6.2024“).
Vorlage nutzen: Verwenden Sie eine strukturierte Vorlage für Übersichtlichkeit.

6. Versenden Sie die Abrechnung rechtzeitig

Die Abrechnung muss spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingehen (§ 556 Abs. 3 BGB).

Frist einhalten: Für 2024 ist das Fristende der 31. Dezember 2025.
Nachweisbar zustellen: Versenden Sie die Abrechnung per Einschreiben oder übergeben Sie sie persönlich mit Empfangsbestätigung.

Tipp: Details zu Fristen finden Sie in Nebenkostenabrechnung Fristen: Alles, was Vermieter und Mieter wissen müssen.

Umgang mit Leerständen

Während eines Leerstands trägt in der Regel der Vermieter die Betriebskosten, es sei denn, es wurde im Mietvertrag anders vereinbart.

Beispiel: Eine Wohnung steht im Mai 2024 leer. Die Kosten für diesen Monat (1.350 € ÷ 12 = 112,50 €) trägt der Vermieter.
Dokumentation: Notieren Sie Leerstandsperioden genau, um Streitigkeiten zu vermeiden.

Tipp: Prüfen Sie, ob Vorauszahlungen für zukünftige Mieter angepasst werden müssen, um Leerstandskosten zu minimieren.

Checkliste für die Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel

Mietvertrag prüfen: Umlagefähige Kosten und Verteilungsschlüssel überprüfen.
Mietzeiträume dokumentieren: Ein- und Auszugsdaten sowie Leerstände notieren.
Belege sammeln: Alle Rechnungen für den Abrechnungszeitraum einholen.
Kosten anteilig berechnen: Kosten nach Mietdauer und Verteilungsschlüssel aufteilen.
Separate Abrechnungen erstellen: Für jeden Mieter eine eigene Abrechnung.
Frist einhalten: Abrechnung bis 31. Dezember des Folgejahres zustellen.

Download: Checkliste für Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel (PDF)

Häufige Fehler vermeiden

Falsche Zeitaufteilung: Kosten nicht anteilig berechnen.
Unklare Dokumentation: Fehlende Übergabeprotokolle oder ungenaue Mietzeiträume.
Nicht umlagefähige Kosten: Abrechnung von Reparaturen oder Verwaltungskosten.
Verspäteter Versand: Fristüberschreitung führt zum Verlust von Nachzahlungsansprüchen.

Mehr dazu in Die 5 häufigsten Fehler in Nebenkostenabrechnungen und wie Sie sie vermeiden.

Fazit: Mit Sorgfalt zur fairen Abrechnung bei Mieterwechsel

Eine Nebenkostenabrechnung bei Mieterwechsel erfordert genaue Planung und Dokumentation, ist aber mit der richtigen Vorgehensweise machbar. Überprüfen Sie den Mietvertrag, dokumentieren Sie Mietzeiträume, berechnen Sie die Kosten anteilig, erstellen Sie separate Abrechnungen und versenden Sie diese rechtzeitig. Mit unserer Anleitung und Checkliste können Sie eine rechtssichere Abrechnung erstellen und Streitigkeiten vermeiden.

Nebenkostenabrechnungen müssen nicht kompliziert oder belastend sein. Mit Neducic Buchhaltungs- und Abrechnungsservice können Sie sich zurücklehnen, während wir die Arbeit für Sie erledigen. Kontaktieren Sie uns heute noch, um mehr über unsere Dienstleistungen zu erfahren und wie wir Ihnen helfen können, Ihre Immobilienverwaltung zu optimieren. Und das Bundesweit.